L’obligation du bailleur de communiquer les justificatifs des charges
Pour satisfaire à son obligation de communication des justificatifs du montant des charges et taxes imputées au locataire, prévue par le dernier alinéa de l’article R. 145-36 du code de commerce, le bailleur doit les lui adresser effectivement sans pouvoir se borner à les tenir à sa disposition.
Le droit de savoir
Le locataire, qui a payé des provisions sur charges, a évidemment le droit de vérifier la réalité des charges une fois que le compte de régularisation est établi. Il doit savoir à quoi correspondent les sommes qu’il verse.
Depuis la réforme du 18 juin 2014 (Loi n° 2014-626 du 18 juin 2014) et le décret n° 2014-1317 du 3 novembre 2014, l’article R. 145-36 du code de commerce précise, à la fin de son unique alinéa : « Le bailleur communique au locataire, à sa demande, tout document justifiant le montant des charges, impôts, taxes et redevances imputés à celui-ci ».
La motivation de la cour d’appel et la cassation
Dans l’affaire commentée, la cour d’appel avait condamné la société locataire au paiement d’un solde de charges en se fondant sur deux motifs.
En premier lieu, la cour d’appel avait noté que la bailleresse avait envoyé à la société locataire des tableaux de régularisation des charges énumérant « poste par poste les dépenses de l’ensemble immobilier et calculant la part à la charge de la locataire au prorata de la surface occupée par elle ».
En second lieu, la cour d’appel avait relevé que les « différentes factures justifiant les dépenses [avaient] été mises à [la] disposition [de la société locataire] par la bailleresse » et que dès lors on ne pouvait pas « lui reprocher le défaut d’envoi des différents justificatifs en cause ».
Cette double motivation est censurée par la Cour de cassation car, d’une part, des tableaux de reddition de charges établis unilatéralement par le bailleur ne sont pas des justificatifs et, d’autre part, la mise à disposition des pièces justificatives dans les locaux de la bailleresse ne constitue pas la communication prévue par le texte.
Les justificatifs des charges et taxes
Les justificatifs du montant des charges et taxes imputés au locataire ne sont pas autre chose que la preuve de la créance du bailleur.
Aux termes de l’article 1353 du code civil : « Celui qui réclame l’exécution d’une obligation doit la prouver ».
Or, de simples tableaux ou des documents de synthèse établis par le bailleur ou son gérant n’ont pas de valeur probante.
La Cour de cassation condamne la pratique, notamment des gestionnaires de centres commerciaux, consistant à communiquer au locataire seulement des tableaux listant les catégories de charges et mentionnant ensuite le montant à la charge du locataire au prorata des surfaces occupées.
La preuve d’une charge effective ne peut résulter que de la production de la facture payée et des autres documents, tels les devis, permettant de comprendre quel est l’objet de cette facture.
Ainsi, par exemple, si le bailleur demande au preneur le remboursement de charges de travaux, il doit lui communiquer le devis accepté et la facture réglée de l’entreprise, pour permettre au locataire de vérifier, non seulement la réalité de la charge payée, mais encore la nature des travaux au regard des clauses du bail, car tous les travaux ne sont pas nécessairement à la charge du locataire. Le locataire doit pouvoir comprendre s’il s’agit de travaux d’entretien, de réparation, de modification ou de création, imputables à la vétusté, de gros œuvre, imposés par la force majeure, etc.
Le locataire doit pouvoir vérifier la nature et les caractéristiques de la charge qu’on lui impute et la Cour de cassation ajoute que cette clarification s’impose au bailleur en cas de procédure, puisqu’il doit « justifier devant le juge du montant des charges » litigieuses. Le juge ne peut pas donner crédit aux tableaux communiqués par le bailleur, sans vérifier la réalité de son contenu.
La communication effective des pièces justificatives
La Cour de cassation décide que la communication des pièces justificatives des charges s’entend d’une transmission effective au locataire. Les justificatifs doivent lui être adressés. Il ne suffit pas seulement de les tenir à sa disposition.
En quelque sorte, les pièces justificatives des charges sont portables, non quérables.
L’intéressant rapport de la conseillère référendaire fait le rapprochement avec de nombreux textes qui imposent une communication, c’est-à-dire une remise effective, telle la communication des pièces en procédure civile ou la communication des conditions générales de vente en droit de la consommation.
Il est assez clair que la communication d’une pièce justificative s’entend d’une transmission effective, d’un envoi sur papier ou dématérialisé, mais est bien différente d’une « mise à disposition » qui obligerait le locataire à se déplacer dans les locaux du bailleur.
La conseillère rappelle également la différence de rédaction avec l’article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 (relative aux baux d’habitation) qui indique que les pièces justificatives « sont tenues, dans des conditions normales, à la disposition des locataires », ce qui est bien différent d’une communication.
Loyauté et transparence
Cette jurisprudence est heureuse.
Elle doit mettre fin aux pratiques de certains bailleurs qui entretiennent volontairement l’obscurité pour s’opposer à tout contrôle des charges récupérables.
On sait que l’information est le nerf de la guerre. En cas de litige, un locataire ne peut pas contester une charge indue, s’il ne sait pas de quoi il s’agit.
L’ordre public
Les dispositions légales concernant les charges sont d’ordre public.
Ainsi, les clauses contraires figurant dans certains baux commerciaux, obligeant le locataire à aller consulter les pièces chez le gérant du bailleur, avec interdiction d’en prendre des photocopies, devraient être réputées non écrites.
Les objections
Les bailleurs, notamment les propriétaires de centres commerciaux, vont certainement contester cette jurisprudence.
On peut penser qu’ils n’oseront pas invoquer une prétendue confidentialité des pièces, comme ils ont l’habitude de le faire pour ne pas communiquer les loyers pratiqués dans les centres commerciaux, même lorsqu’un expert judiciaire est missionné pour estimer une valeur locative. Des devis et des factures n’ont rien de confidentiel. Au demeurant, une telle argumentation serait absurde puisque la créance ne serait alors pas justifiée.
Les bailleurs vont probablement invoquer le caractère volumineux des pièces justificatives. Nous sommes toutefois à l’époque de la dématérialisation et de l’intelligence artificielle. Quel que soit le volume prétendu des pièces justificatives, il n’est pas compliqué de les transmettre par voie dématérialisée.
Une bonne pratique serait de communiquer systématiquement et spontanément aux locataires les dossiers de charges, sans attendre une demande spécifique de leur part.
Dans les centres commerciaux, on sait que pour contourner l’interdiction figurant à l’article R. 145-35 du code de commerce, selon laquelle les honoraires du bailleur liés à la gestion des loyers ne peuvent être imputés aux locataires, les bailleurs leur imputent de confortables honoraires techniques concernant précisément la répartition des charges. La moindre des choses, pour le gérant du propriétaire, est donc de faire le travail pour lequel il a été honoré et de le communiquer au payeur.
par Jehan-Denis Barbier et Séverine Valade, Avocats à la Cour
Civ. 3e, 29 janv. 2026, FS-B, n° 24-14.982
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