Politique cadeaux : les bonnes pratiques à retenir
Comment les entreprises doivent-elles gérer les cadeaux et invitations ? Le sujet soulève encore bien des questions dans la pratique des relations commerciales. EQS Groupe, société internationale de solutions digitales, a organisé un webinaire pour y répondre. On y était.
« Il faut écrire des règles et les diffuser largement pour qu’elles soient connues et appliquées », signale Ambre Stever, associée pôle audit et contrôles chez Proetic, lors d’un webinaire qui s’est déroulé le 12 octobre dernier à l’initiative d’EQS Groupe. Les entreprises sont, depuis la loi Sapin II, très fortement incitées à établir une « politique cadeaux ». Mais il ne suffit pas de la rédiger : s’y tenir et la diffuser sont tout aussi importants.
« L’AFA est très attentive à la notion d’illustration »
Première étape : partir de la cartographie des risques qui constitue la « pierre angulaire » de la politique cadeaux, recommande Ambre Stever. En pratique, cela nécessite de lister et de définir les moyens corruptifs qui peuvent être utilisés par l’entreprise dont les cadeaux et invitations.
A l’entreprise donc d’être exhaustive sur la nature des cadeaux (par exemple, produits du stock, services gratuits, prêts, échantillons, produits non commercialisables, cadeaux protocolaires, cadeaux internes, etc.).
« Il faut réfléchir à tout ce qui peut être retenu comme un cadeau ou une invitation et dans la mesure du possible les définir dans la politique pour que les collaborateurs s’y reconnaissent », précise Ambre Stever. De plus, « l’AFA est très attentive à la notion d’illustration ».
Même procédé pour les cadeaux interdits. Là encore, les entreprises doivent lister toutes les limites comme les lois, les usages, les contextes, les types de bénéficiaires.
« Rester simple » dans la détermination des seuils
Deuxième élément prépondérant : définir des seuils, les rôles et responsabilités de chacun. « Le cadeau fait partie de la vie des affaires mais la répétition peut donner une impression différente des intentions initiales de l’entreprise », indique Ambre Stever.
L’experte recommande « de rester simple » c’est-à-dire, « d’établir un même seuil pour les cadeaux ou invitations reçus et donnés ». Selon elle, la facilité de compréhension du collaborateur est primordiale. « Il faut établir des règles réalistes et s’appuyer sur des outils, comme par exemple, un pop-up qui s’affiche si un collaborateur dépasse les seuils », précise-t-elle. Autre exemple : un registre digital sur lequel les collaborateurs peuvent déclarer le cadeau ou l’invitation. En fonction des seuils, la demande sera approuvée ou non.
Et lors de grands événements sportifs, tels que la coupe du monde du rugby ou les JO 2024, que faire si les seuils sont dépassés ? Fleur Jourdan, avocate fondatrice du cabinet Fleurus, propose plusieurs pistes : « intégrer ces cas exceptionnels dans la politique cadeaux », « décliner l’invitation si c’est interdit », « distribuer en interne l’ensemble des invitations », « établir une politique ad hoc si l’entreprise est sponsor ».
Autre conseil : « accompagner l’invitation d’un courrier mentionnant la valeur du cadeau, la raison pour laquelle l’entreprise invite et préciser qu’elle n’attend rien en retour », ajoute Ambre Stever.
Déterminer l’impact sur les autres politiques internes
Troisième point à prendre en compte : l’impact de la politique cadeaux sur les autres politiques internes. Les entreprises doivent réfléchir aux moyens mis à disposition pour offrir des cadeaux et invitations.
Comme l’illustre Ambre Stever, cela passe notamment par la politique de notes de frais. Il faudrait ainsi « indiquer les nom et prénoms du tiers et le contexte ». « Cela permettra, lors des audits, de déterminer la raison et la fréquence des cadeaux et invitations », précise-t-elle.
Communiquer
La politique cadeaux « n’est effective que si elle est connue de tous », rappellent enfin les deux expertes. Dernière étape donc : communiquer des règles simples, intelligibles et surtout, facilement accessibles à tous les collaborateurs. Cela passe notamment par des « supports de communication auprès des nouveaux arrivants », des « formations » ou encore des « piqûres de rappel régulières pour les fêtes de fin d’année par exemple », préconise Fleur Jourdan.
© Lefebvre Dalloz