Secrétaire de séance et clause du règlement de copropriété
Seule une décision de l’assemblée générale peut désigner un secrétaire de séance autre que le syndic. Un règlement de copropriété ne peut donc imposer que le procès-verbal soit dressé par une autre personne.
La désignation du président de séance, des scrutateurs et du secrétaire chargé d’en rédiger le procès-verbal constitue un rituel immuable de toute assemblée générale. Une prérogative qui appartient à cette dernière, les candidats pour chacun de ces postes devant être adoubés, en quelque sorte, par les copropriétaires. Pour autant, il peut arriver que le règlement de copropriété contienne des clauses sur le sujet, imposant que le poste de président ou de scrutateur, par exemple, soit tenu par une personne bien précise. Se pose alors la question de la légalité d’une telle stipulation et de la possibilité ou non de l’appliquer au regard des dispositions légales et règlementaires existantes. Tel est l’objet du présent litige soumis à la Cour de cassation.
Dans un arrêt de section publié au Bulletin, la Haute juridiction a ainsi été amenée à se prononcer sur la légalité d’une clause du règlement de copropriété prévoyant que, dans certains cas, le poste de secrétaire ne serait pas tenu par le syndic mais par un notaire.
Rappel des faits
Dans la présente affaire, un copropriétaire intente une action en annulation d’une résolution de l’assemblée générale portant autorisation de cession de plusieurs parties communes. La demande est fondée sur la violation d’une clause du règlement de copropriété prévoyant que « les assemblées qui auront à traiter des cas de modification du règlement de copropriété auront lieu avec l’assistance d’un notaire qui dressera un procès-verbal de la réunion et en fera transcrire une expédition du premier bureau des hypothèques (…) ». Or, les fonctions de secrétaire de séance ont été tenues par le syndic, agissant seul, affectant ainsi, selon l’intéressé, la validité de la résolution. Pour sa défense, le syndicat des copropriétaires demande au juge que cette clause soit réputée non écrite. C’est ce que fera effectivement la Cour d’appel de Lyon (Lyon, 4 févr. 2025, n° 23/02440) avant que la Cour de cassation ne soit saisie à son tour de l’affaire et ne confirme la décision des juges du fond.
Désignation des présidents, scrutateurs et secrétaire de séance
Aux termes de l’article 15 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967, l’assemblée générale désigne, au début de chaque réunion, son président, et, s’il y a lieu, un ou plusieurs scrutateurs. Le syndic assure, quant à lui, le secrétariat de la séance, sauf décision contraire de l’assemblée générale. Le texte ne fait plus référence à un « bureau », cette mention ayant été supprimée en 2004 (Décr. n° 2004-479 du 27 mai 2004, art. 10), bien qu’elle demeure usitée en pratique. Le président de séance doit ainsi être élu par l’assemblée générale à peine de nullité de celle-ci et le procès-verbal doit faire clairement ressortir les conditions dans lesquelles il a été élu (Paris, 7 mars 2002, n° 2001/14554, AJDI 2002. 470 
). Les juges iront plus loin en considérant que la désignation du président, des scrutateurs et du secrétaire devant intervenir obligatoirement, « l’absence de mention de cette élection dans l’ordre du jour de l’assemblée n’entraîne pas la nullité de la décision en cause non plus que la nullité de l’assemblée générale dans son ensemble » (Versailles, 26 janv. 2004, n° 02/04564).
De même, l’absence de secrétaire entraîne la nullité des résolutions pour lesquelles le poste était vacant, voire de l’intégralité de l’assemblée, si aucun secrétaire n’a été désigné. En effet, « la présence d’un secrétaire aux assemblées générales est une formalité substantielle car elle permet, dans l’intérêt des copropriétaires, de connaître précisément le déroulement de l’assemblée, et les décisions qui y ont été prises, leur transcription exacte dans le procès-verbal étant une condition d’une information exacte des membres de l’assemblée et, le cas échéant, d’une décision éclairée concernant un éventuel recours » (Paris, 12 juin 2008, n° 07/14490, AJDI 2008. 687 ).
Dans la présente affaire, le syndic assurait bien les fonctions de secrétaire de séance, et a été désigné à cet effet par l’assemblée générale. Pour autant, ce n’est pas ce point que les requérants ont soulevé mais le non-respect d’une clause du règlement de copropriété imposant la présence d’un notaire chargé de rédiger le procès-verbal.
Sur le principe, la participation d’un tiers au syndicat ne constitue pas une irrégularité de nature à entacher la régularité de l’assemblée générale dès lors qu’il n’a pas participé aux votes (Civ. 3e, 31 mai 2012, n° 11-12.774, Dalloz actualité, 8 juin 2012, obs. Y. Rouquet ; AJDI 2013. 45 , obs. D. Tomasin ), aucun texte ne fixant une telle interdiction. En conséquence, faute d’une protestation émise par quiconque susceptible de provoquer une délibération de l’assemblée sur ce sujet, une telle présence n’était pas une cause d’annulation des décisions votées au cours de l’assemblée générale (Civ. 3e, 29 mars 2000, n° 98-18.296).
La présence d’un tiers n’affecte donc pas la validité de l’assemblée générale, de sorte que, la stipulation du règlement de copropriété aurait pu s’appliquer à ceci près que cette présence n’est nullement passive. Au contraire, en imposant à un notaire de rédiger le procès-verbal, le règlement impose d’office une personne étrangère au syndicat en tant que secrétaire de séance, alors qu’il s’agit, aux termes de l’article 15 du décret du 17 mars 1967, d’une prérogative de l’assemblée générale. De fait, pour la Cour de cassation, une telle clause doit donc être réputée non écrite.
Caractère non écrit d’une clause du règlement de copropriété
Conformément à l’article 43 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, « toutes clauses contraires aux dispositions des articles 1er, 1-1, 4, 6 à 37, 41-1 à 42-1 et 46 et celles du décret prises pour leur application sont réputées non écrites ». L’article 15 du décret du 17 mars 1967 précité est donc d’ordre public de sorte qu’il doit recevoir application, sans possibilité pour le règlement de copropriété d’en disposer autrement. Néanmoins, cela ne signifie pas pour autant que le règlement ne puisse contenir aucune mesure concernant le bureau. Ainsi, lorsque le règlement de copropriété prévoit la désignation d’un nombre précis de scrutateurs, cette disposition doit être appliquée et son non-respect entraîne la nullité de l’assemblée générale sans que le demandeur n’ait à justifier de l’existence d’un grief (Paris, 5 déc. 2012, n° 10/20505), sauf à démontrer qu’il était impossible de trouver le nombre requis de scrutateurs (Civ. 3e, 30 sept. 2015, n° 14-19.858, D. 2015. 2009 ; AJDI 2016. 276 , obs. N. Le Rudulier )
En défense, le syndicat des copropriétaires avait demandé au juge à ce que la clause querellée soit déclarée non écrite avant d’en écarter l’application. Une façon de procéder indispensable. En effet, selon la Cour de cassation, les clauses d’un règlement de copropriété doivent recevoir application tant qu’elles n’ont pas été déclarées non écrites par le juge (Civ. 3e, 21 juin 2006, n° 05-13.607, D. 2006. 2764 , obs. P. Capoulade et C. Atias ; ibid. 2007. 2184, obs. P. Capoulade et C. Atias ). Les requérants doivent donc en faire la demande préalable au juge avant de lui demander d’en tirer les conséquences. Doit ainsi être cassé l’arrêt qui déclare une clause du règlement non écrite alors que celle-ci n’avait pas été antérieurement déclarée non écrite par une décision de justice exécutoire et que la cour d’appel n’était pas saisie d’une demande en ce sens (Civ. 3e, 22 juin 2022, n° 21-16.872). Cette affaire portait sur un sujet similaire : une clause du règlement instituait à l’avance certains copropriétaires comme scrutateurs (ceux possédant le plus grand nombre de quotes-parts), mais les requérants n’avaient pas demandé au juge de la déclarer non écrite car contraire à l’article 15 du décret de 1967. Une erreur qui n’a pas été commise ici. Si tel n’avait pas été le cas, la clause imposant le recours à un tiers pour la rédaction du procès-verbal aurait dû recevoir application.
par David Rodrigues, Juriste à l’association de consommateurs CLCV
Civ. 3e, 17 sept. 2026, FS-B, n° 25-13.544
© Lefebvre Dalloz